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如何快速的處理郵件

工作中郵件處理已經成為大部分職場人士每天都必須要做的事情,面對不斷收到的新郵件,你有統計過每天花在處理郵件上的時間是多少呢?無論你是用電腦本地端軟件Foxmail/Hotmail/Outlook/Mail,或者網頁端的Gmail/QQ/126郵箱等,以下和各位分享六個處理郵件的秘籍,讓你能夠輕松應付大量郵件,節省大量時間。
根據發件人排序郵件,突出重要郵件
對于收到的郵件,我們可以按照發件人來排序郵件,各位一般都會優先處理來自上司老板的郵件,其次處理來自客戶和合作伙伴的郵件,最后是同事和朋友的。
根據4D原則,快速清空收件箱
按照以下的郵件處理4D原則,理順清空收件箱:
Do(執行)?如果該郵件兩分鐘之內可以處理完畢的話,立即處理。
Delete(刪除)?無關或垃圾郵件,刪除掉進入垃圾箱。
Delegate(委派)需要別人協助你處理的郵件,轉發相應負責人處理。
Defer(延后)?需要稍后進一步處理的郵件,將郵件放入到如下的@Action @Reading @Waiting文件夾中。
根據GTD原則,進一步處理郵件分門別類
根據GTD原則,建立三個文件夾來處理郵件,分別是@Action @Reading @Waiting,這樣無論你的文件夾名稱是用中文還是英文,@符號開頭的文件夾都會位于最前面,方面我們進一步處理重要郵件。
@Action(行動)?如果郵件需要你做出下一步行動或者回復的,將這類郵件移動到該文件夾中,當天分時批量處理。
@Reading(閱讀)?如果郵件需要你查詢資料或者詢問項目同事的話,將這類郵件移動到該文件夾中。
@Waiting(等待)?如果郵件需要其他收件人先做處理,等待別人處理后再看結果的話,這類郵件移動到該文件夾中。
根據項目/客戶名稱建立文件夾,查好歸檔郵件更方便
現在大部分郵件軟件現在都支持按照發件人來過濾郵件,重要郵件直接加上星號,某項目發件人自動歸類到該項目文件夾中,廣告郵件直接進入到垃圾箱中,非常方便節省我們自己郵件篩選的時間。根據相應發件人,我們可以按照項目名稱,客戶名稱,個人事務等適合自己的情況來建立相應郵件文件夾,并用數字來排序,方便后續郵件的查找和歸檔。
根據番茄工作法,分時分序批量處理郵件
對應郵件的處理,運用番茄工作法,每天上午和下午各抽空1-2個番茄時間進行批量處理,不要開啟新郵件到達提醒,否則你會整天消耗在郵件處理中。我的做法是,根據當天郵件數量,上午抽出1-2個番茄,根據4D原則先快速清空收件箱,下午抽空1-3個番茄時間對@Action @Reading 文件夾郵件做進一步處理。
開啟“郵件無干擾模式”,適時放松自己
一天中抽出30-60分鐘時間,讓自己遠離郵件打擾,給自己放松和充電的機會,不要擔心重要郵件的錯過而耽誤項目進度,小強有一句經常安慰自己的話,“離開了任何人,地球照樣會運轉”。所以如果確實有重要郵件,對方會第一時間給你打電話的。
小結
以上和各位分享了六個處理郵件的實用原則和方法,可以讓我們從容應對郵件,及時今天端午節后的第一個工作日,有多達100封郵件躺在你的收件箱中,我們也不用整天將時間花費在郵件處理中啦!

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